Ein Kollege erklärt Ihnen eine neue Aufgabe. Währenddessen klingt alles schlüssig, und Sie notieren ein paar Stichworte. Wenn Sie die Aufgabe später allein erledigen sollen, reicht „prüfen und speichern“ jedoch nicht aus. Was genau müssen Sie prüfen, wo speichern Sie das Ergebnis und woran erkennen Sie, dass die Aufgabe abgeschlossen ist?
Während der Einarbeitung können Sie eine kurze Arbeitsanleitung erstellen, die Ablauf, Ergebniskontrolle und Grenzen eigenständiger Entscheidungen festhält. Sie muss nicht die gesamte Erklärung wiedergeben. Sie soll Ihnen dabei helfen, eine konkrete Aufgabe zu wiederholen und zu erkennen, welche Fragen noch offen sind.
Wählen Sie eine Aufgabe mit klarem Anfang und Ende
Notieren Sie statt eines allgemeinen Themas wie „Auftragsbearbeitung“ lieber eine einzelne Tätigkeit, zum Beispiel „wöchentliche Übersicht offener Anfragen erstellen“. Halten Sie dazu fest, wann die Aufgabe erledigt wird, auf welchen Unterlagen sie beruht und für wen das Ergebnis bestimmt ist. So wissen Sie, in welcher Situation Ihre Anleitung hilfreich ist.
Fragen Sie vor dem Erstellen einer eigenen Anleitung nach, ob es bereits eine aktuelle Arbeitsanweisung, Vorlage oder freigegebene Beispieldatei gibt. Falls ja, nutzen Sie diese als Grundlage. In Ihren persönlichen Notizen können Sie ergänzen, was an einem Schritt unklar ist oder an welcher Stelle Sie beim ersten Versuch nicht weitergekommen sind.
Klären Sie auch, ob die gezeigte Vorgehensweise der Regelfall ist: „Ist das ein normaler Fall oder bearbeiten wir gerade eine Ausnahme?“ Wenn Ihr Kollege eine ungewöhnliche Situation zeigt, kennzeichnen Sie diese auch in Ihren Notizen. Sonst könnten Sie eine einmalige Lösung mit dem Vorgehen verwechseln, das bei jeder Aufgabe gilt.
Halten Sie Entscheidungen und Kontrollen fest, die nicht offensichtlich sind
Wenn Sie einem erfahrenen Kollegen zusehen, sehen Sie, was er öffnet oder wohin er klickt. Nicht unbedingt wissen Sie aber, warum er genau diese Datei auswählt, nach welchen Kriterien er einen Eintrag ausschließt oder wann er anders vorgehen würde. Ergänzen Sie an solchen Stellen eine kurze Erklärung.
Die folgenden Punkte können Ihnen als Gliederung dienen. Lassen Sie weg, was Sie für eine einfache Aufgabe nicht brauchen, und beschreiben Sie genauer, wo eine falsche Einschätzung das Ergebnis verändern könnte.
- Auslöser der Aufgabe: Woran erkennen Sie, dass die Aufgabe ansteht, und bis wann muss sie erledigt sein?
- Ausgangsmaterial: Welche Unterlagen und welche Version der Vorlage sollen Sie verwenden?
- Arbeitsschritte: Welche Tätigkeiten folgen aufeinander, und welche Entscheidung verändert den weiteren Ablauf?
- Kontrolle: Was muss erfüllt sein, bevor das Ergebnis als fertig gilt?
- Übergabe: Wo wird das Ergebnis abgelegt, wer übernimmt es und ist eine Freigabe erforderlich?
- Abbruch: Bei welcher Unklarheit sollen Sie aufhören und wen fragen?
Fragen Sie bei unklaren Anweisungen nach einem konkret überprüfbaren Ergebnis. Aus „Prüf, ob alles stimmt“ kann nach einer Erklärung zum Beispiel werden: „Vergleiche die Anzahl der Einträge in der Übersicht mit der Anzahl in der gefilterten Liste.“ So steht in Ihren Notizen eine Tätigkeit, die Sie wiederholen können.
Wenn die Erklärung zu schnell ist, bitten Sie bei einer wichtigen Entscheidung um eine kurze Pause: „Diesen Schritt muss ich mir notieren. Woran haben Sie erkannt, dass dieser Status der richtige ist?“ Sie müssen nicht jeden Satz mitschreiben. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, ohne die Sie beim nächsten Versuch raten müssten.
Unterscheiden Sie persönliche Notizen von einer gültigen Arbeitsanweisung
Persönliche Notizen sind eine Arbeitshilfe. Wenn sie von der aktuellen internen Anleitung oder der Erklärung Ihres Kollegen abweichen, klären Sie den Unterschied mit der für den Ablauf verantwortlichen Person. Möglicherweise handelt es sich um eine ältere Version, eine persönliche Abkürzung des Kollegen oder eine Regel für eine andere Situation.
Am Anfang Ihrer Notiz können Sie Quelle, Datum der Überprüfung und Anwendungsbereich festhalten. Eine kurze Angabe genügt: Titel der internen Anleitung, Datum der Rücksprache und Hinweis auf den Regelfall. Wenn sich später etwas ändert, erkennen Sie so, welche Punkte Sie erneut bestätigen lassen sollten.
Wenn Ihnen Bildschirmfotos helfen, klären Sie, ob und wo Sie diese speichern dürfen. Verwenden Sie den vom Unternehmen freigegebenen Speicherort und die zugelassene Ablageform. Arbeitsunterlagen oder Bildschirmfotos mit Arbeitsdaten sollten Sie nicht einfach in private Notizen übernehmen. Manchmal reichen schon der Name eines Feldes oder ein Verweis auf eine interne Anleitung.
Schreiben Sie wichtige Regeln auch in Worten auf. Ein Bild einer Schaltfläche zeigt Ihnen zwar, wo sie sich befindet, erklärt aber nicht unbedingt, unter welchen Bedingungen Sie sie verwenden sollen. Wenn sich die Benutzeroberfläche ändert, hilft Ihnen der Zweck des Schritts dabei, die richtigen Fragen zu stellen.
So kann eine hilfreiche Notiz zu einer einzelnen Aufgabe aussehen
Beispiel: Ein neues Mitglied eines Verwaltungsteams erstellt jede Woche eine Übersicht offener Anfragen. Ein Kollege zeigt, wie die Einträge ausgewählt, in eine Vorlage übertragen und als Entwurf gespeichert werden. Bei der ersten Erklärung notiert der neue Mitarbeiter nur diese drei Tätigkeiten.
Nach weiteren Fragen präzisiert er seine Notizen. Die folgenden Formulierungen gehören zu diesem fiktiven Beispiel. Die konkreten Regeln für Auswahl und Übergabe müssen Sie an Ihrem eigenen Arbeitsplatz bestätigen lassen.
| Ursprüngliches Stichwort | Präzisierte Notiz |
|---|---|
| Anfragen auswählen | Den gespeicherten Filter für offene Anfragen öffnen. Mit dem Kollegen klären, welche Statuswerte der Filter einschließt. |
| In die Tabelle übertragen | Die aktuelle Teamvorlage verwenden. Die vereinbarten Felder übertragen und die Anzahl der Einträge mit der Ausgangsliste vergleichen. |
| Prüfen | Kontrollieren, ob jede Zeile eine Anfragen-ID, einen Status und einen zuständigen Bearbeiter enthält. Fehlende Angaben zur Klärung markieren. |
| Speichern | Den Entwurf im vereinbarten Teamordner speichern. Den prüfenden Kollegen informieren; die Übersicht erst nach dessen Bestätigung weiterleiten. |
Bei einem Testlauf entdeckt der neue Mitarbeiter eine Anfrage ohne zuständigen Bearbeiter. Aus seinen Notizen geht hervor, dass er die Angabe nicht selbst erraten soll. Er markiert den Eintrag und fragt den Kollegen, wie in diesem Fall vorzugehen ist. Erst nach der Erklärung ergänzt er den entsprechenden Hinweis in der Anleitung.
Auch die Kontrolle der Anzahl hat ihre Grenzen: Eine übereinstimmende Zahl bestätigt noch nicht, dass die Einträge inhaltlich richtig sind. Deshalb folgt im Beispiel zusätzlich die Prüfung der vereinbarten Felder. Fragen Sie bei Ihrer eigenen Aufgabe, welche Kontrollen nötig sind, damit andere das Ergebnis verwenden können.
Probieren Sie den Ablauf aus und ergänzen Sie fehlende Schritte
Vereinbaren Sie nach der Erklärung, wie Sie den Ablauf am besten üben können. Möglich sind ein Übungsfall, die Arbeit mit einer Kopie der Unterlagen oder die Durchführung unter Aufsicht. Bei Aufgaben, die echte Daten verändern oder Ergebnisse an andere Personen versenden, sollten Sie vorher festlegen, wie weit Sie selbstständig vorgehen dürfen.
Versuchen Sie, die Aufgabe anhand Ihrer Notizen auszuführen. Wenn Sie nicht weiterkommen, überlegen Sie, was fehlt: Ist ein Begriff unklar, können Sie keine Option auswählen, fehlt Ihnen der Zugriff oder können Sie das Ergebnis nicht beurteilen? Für jede dieser Hürden ist möglicherweise eine andere Unterstützung nötig.
Sie können Ihren Kollegen dann sagen: „Mit meinen Notizen bin ich bis zur Auswahl der Einträge gekommen. Bei diesem Status weiß ich nicht, ob er eingeschlossen werden soll. Wo finde ich die Regel?“ Ergänzen Sie nach der Antwort die betreffende Stelle in Ihren Notizen und versuchen Sie, von dort aus weiterzuarbeiten. Wenn der Kollege die Aufgabe für Sie abschließt, bitten Sie ihn, den fehlenden Schritt zu erklären.
Halten Sie Ihre Notizen kurz und praxistauglich
Achten Sie nach einigen Durchläufen darauf, welche Informationen Sie tatsächlich brauchen. Löschen Sie überholte Vermutungen und wiederholte Erklärungen, und ergänzen Sie bestätigte Entscheidungen. Eine ausführlichere Erläuterung kann separat stehen; für die tägliche Ausführung reichen kurze Schritte und Kontrollen.
Trennen Sie Ausnahmen vom normalen Ablauf. Notieren Sie zu jeder Ausnahme, woran Sie sie erkennen und an wen Sie sich wenden können, wenn Sie die Lösung noch nicht kennen. Ändert sich die offizielle Vorgehensweise, überprüfen Sie auch Ihre eigenen Notizen. Eine veraltete Arbeitshilfe könnte Sie sonst zu Schritten führen, die nicht mehr gelten.
Notizen ersetzen keine fehlende Einarbeitung, keinen fehlenden Zugriff und keine Entscheidung durch eine Führungskraft. Wenn Sie die Aufgabe aus einem dieser Gründe nicht abschließen können, benennen Sie das Hindernis und bitten Sie um Unterstützung. Den gleichen Leitfaden noch einmal umzuschreiben, löst es nicht.
Wählen Sie bei der nächsten Einarbeitung eine wiederkehrende Aufgabe aus und vereinbaren Sie nach der Erklärung einen eigenen Versuch mit anschließender Kontrolle. Passen Sie Ihre Notizen danach an der Stelle an, an der Sie nicht weitergekommen sind. So entsteht eine Arbeitshilfe, die sich bei einer konkreten Aufgabe bewährt hat, und Sie können besser einschätzen, was Sie bereits selbstständig erledigen.
