Sie haben mehrere Möglichkeiten verglichen, öffnen vor der Entscheidung aber noch einen Artikel, holen eine weitere Meinung ein oder ergänzen Ihre Tabelle. Die Notizen werden mehr, der Termin rückt näher, und Sie wissen noch immer nicht, ob Ihre Informationsgrundlage ausreicht. Dann hilft eine konkrete Frage: Welche Information fehlt mir noch, und wie würde sie meine Wahl verändern?
Gründlichkeit kann Ihnen dabei helfen, festzulegen, was noch geprüft werden muss und wann die Vorbereitung abgeschlossen ist. Das ist besonders bei alltäglichen beruflichen und privaten Entscheidungen hilfreich, die sich später noch anpassen lassen. Wie weit Sie recherchieren, sollte jedoch von den möglichen Folgen abhängen. Bei weitreichenden oder schwer rückgängig zu machenden Entscheidungen können fachlicher Rat oder zusätzliche Informationen nötig sein.
Formulieren Sie die Entscheidung konkret
Beginnen Sie damit, was Sie jetzt entscheiden müssen. Ein allgemeines Ziel wie „Ich möchte die Zusammenarbeit im Team verbessern“ lässt viele Fragen offen. Konkreter wäre: „Wir wählen ein Format für das Besprechungsprotokoll aus und testen es bei den nächsten zwei Sitzungen.“ So sind sowohl das angestrebte Ergebnis als auch der Rahmen der anstehenden Entscheidung klar.
Notieren Sie anschließend, was die Lösung leisten soll. Beim Protokoll könnte eine einfache Anforderung lauten: Alle sollen erkennen können, welche Aufgabe sie übernommen haben und bis wann sie erledigt sein muss. Damit lässt sich besser beurteilen, welche Eigenschaften des Protokolls wirklich wichtig sind.
Klären Sie außerdem, wer die Entscheidung trifft. Brauchen Sie die Zustimmung einer Führungskraft oder eine Vereinbarung mit mehreren Beteiligten, beziehen Sie diese Personen in den Prozess ein. Weitere Vorlagen zu suchen hilft nicht unbedingt weiter, wenn noch ungeklärt ist, wer die Änderung genehmigen darf.
Wichtige Fragen von zusätzlichen Details trennen
Schreiben Sie auf, was Sie noch nicht wissen. Ergänzen Sie bei jedem Punkt den Satz: „Wenn ich das herausfinde, entscheide ich mich anders oder gehe als Nächstes anders vor.“ Wenn Sie keinen solchen Zusammenhang erkennen, prüfen Sie, ob die Information für die aktuelle Entscheidung nötig ist oder erst bei einer möglichen späteren Erweiterung relevant wird.
Diese Unterscheidungen können beim Sortieren helfen:
| Was noch unklar ist | Wie Sie damit umgehen können |
|---|---|
| Ob die Lösung eine Voraussetzung erfüllt, ohne die sie nicht nutzbar ist. | Prüfen Sie das vor der Auswahl. Bei einem gemeinsamen Protokoll etwa, ob die Teilnehmenden darauf zugreifen können. |
| Eine Information, die die Reihenfolge der geeigneten Optionen verändern könnte. | Ermitteln Sie sie gezielt. Zum Beispiel, ob das Protokoll schon während der Besprechung ergänzt werden kann. |
| Eine Eigenschaft, die bei einer anderen Art von Aufgabe nützlich sein könnte. | Notieren Sie sie für später und prüfen Sie, ob sie zur aktuellen Fragestellung gehört. |
| Ein Detail, bei dem mehrere Lösungen gleichermaßen geeignet sind. | Sie können nach persönlicher Präferenz wählen und die Entscheidung bei Bedarf später anpassen. |
Dieselbe Information kann je nach Entscheidung unterschiedlich wichtig sein. Bei einem internen Test ist das Aussehen der Notizen womöglich zweitrangig. Wenn Unterlagen nach einer verbindlichen Vorlage weitergegeben werden müssen, gehört es dagegen zu den Anforderungen. Beurteilen Sie den Wert einer Information daher immer im Zusammenhang mit der konkreten Aufgabe.
Legen Sie fest, wann die Vorbereitung abgeschlossen ist
Bei einer offenen Fragestellung können Sie sehr lange weitere Möglichkeiten finden. Vereinbaren oder notieren Sie deshalb im Voraus, wann Sie von der Informationssuche zur Auswahl übergehen. Der Maßstab sollte sein, was Sie für eine verantwortungsvolle Entscheidung wissen müssen.
Bei einer alltäglichen Entscheidung können Sie sich an diesem kurzen Ablauf orientieren:
- Benennen Sie die unverzichtbaren Voraussetzungen. Das Protokoll muss Aufgabe, verantwortliche Person und Termin enthalten und für die Teilnehmenden zugänglich sein.
- Wählen Sie die noch entscheidenden Fragen aus. Zum Beispiel, wer das Protokoll ergänzt und ob die vorgeschlagene Vorgehensweise für das Team praktikabel ist.
- Legen Sie fest, wo Sie die Antworten bekommen. Statt allgemein nach weiteren Meinungen zu suchen, sprechen Sie mit der Person, die das Protokoll führen wird, und zeigen ihr den Entwurf.
- Bestimmen Sie den Zeitpunkt für die Auswahl. Sind die wichtigen Fragen beantwortet und liegt eine brauchbare Variante vor, wählen Sie diese für einen vereinbarten Test aus.
Sie können sich auch ein Zeitfenster für die Vorbereitung setzen. Wenn es abläuft, sollte das jedoch zunächst ein Anlass sein, den Stand zu prüfen: Haben Sie die nötigen Antworten, oder ist eine wesentliche Frage offen geblieben? Fehlt eine wichtige Information, benennen Sie sie und klären Sie, wie Sie sie beschaffen können. Ein abgelaufener Zeitrahmen allein beweist nicht, dass die Informationsgrundlage ausreicht.
Unterscheiden sich geeignete Optionen nur in kleinen Punkten, wählen Sie ein Kriterium, das mit der praktischen Nutzung zusammenhängt. Das kann die einfache Pflege, die Verständlichkeit für bestimmte Personen oder der Zeitaufwand für die Einführung sein. So können Sie Ihre Wahl mit einem konkreten Grund erklären.
Nutzen Sie Ihre Gründlichkeit für einen kleinen Test
Beispiel: Sie sollen ein Protokoll für eine Teambesprechung entwerfen. Sie finden mehrere Vorlagen und fügen nach und nach weitere Spalten hinzu, weil sie irgendwann nützlich sein könnten. Noch haben Sie aber nicht geprüft, ob Ihre Kolleginnen und Kollegen daraus ihre Aufgaben leicht erkennen.
Sie besinnen sich auf den Zweck des Protokolls und erstellen einen einfachen Entwurf mit Aufgabe, verantwortlicher Person und Termin. Sie prüfen, ob die Teilnehmenden ihn nutzen können, und vereinbaren, wer ihn ergänzt. Liegt ein solcher Test in Ihrem Zuständigkeitsbereich oder stimmt die verantwortliche Person zu, probieren Sie den Entwurf bei den nächsten zwei Besprechungen aus.
Nun setzen Sie Ihre Gründlichkeit ein, um ein konkretes Ergebnis zu prüfen: Ist bei jeder vereinbarten Aufgabe klar, wer sie übernommen hat? Versteht die betreffende Person die Aufgabe? Weiß sie, wo sie den Termin findet? So erhalten Sie Informationen dazu, wie Ihr eigener Entwurf in einer konkreten Situation funktioniert.
Stellen Sie fest, dass manche Aufgaben ohne verantwortliche Person bleiben, sollten Sie die Ursache untersuchen. Vielleicht muss das Protokoll angepasst werden. Vielleicht wurde in der Besprechung aber auch gar nicht vereinbart, wer die Aufgabe übernimmt. Eine weitere Vorlage ersetzt diese fehlende Absprache nicht.
Benennen Sie die verbleibende Unsicherheit
Manchmal liegen die wichtigen Informationen bereits vor, trotzdem fühlt sich die Entscheidung unangenehm an. Versuchen Sie herauszufinden, wovor Sie sich sorgen: etwas zu übersehen, auf den Widerspruch einer Kollegin oder eines Kollegen zu stoßen oder dass die gewählte Lösung nicht wie erhofft funktioniert.
Wählen Sie den nächsten Schritt passend zu Ihrer Antwort. Vermuten Sie einen konkreten Fehler, prüfen Sie die betreffende Information. Brauchen Sie eine Einigung mit einer Kollegin oder einem Kollegen, besprechen Sie den strittigen Punkt. Bleibt offen, ob die Lösung in der Praxis funktioniert, und lässt sie sich später anpassen, vereinbaren Sie einen Test und legen Sie fest, wie Änderungen anschließend möglich sind.
Achten Sie auch darauf, ob Sie wiederholt dieselbe Frage stellen, ohne etwas Neues wissen zu wollen. Ergänzen Sie vor dem nächsten Gespräch den Satz: „Von dieser Person möchte ich herausfinden, …“ Können Sie ihn nicht vervollständigen, gehen Sie zunächst die bereits erhaltenen Antworten und die von Ihnen festgelegten Auswahlkriterien durch.
Zeigt sich, dass die Entscheidung größere Folgen hat als zunächst angenommen, erweitern Sie die Prüfung. Den Plan aufgrund einer neuen, wichtigen Information anzupassen, ist ein nachvollziehbarer Grund, die Vorbereitung fortzusetzen.
Prüfen Sie nach der Entscheidung das Ergebnis und den Prozess
Halten Sie nach der Auswahl kurz fest, wofür Sie sich entschieden haben, auf welche Informationen Sie sich gestützt haben und wann Sie das Ergebnis überprüfen. Bei einem kleinen Test haben Sie damit einen konkreten Ansatzpunkt. Neue Informationen können Sie anschließend danach beurteilen, ob sie einen der ursprünglichen Entscheidungsgründe verändern.
Sehen Sie sich bei der vereinbarten Überprüfung sowohl das Ergebnis als auch den Vorbereitungsprozess an. Welche Prüfung hat etwas Wichtiges zutage gebracht? Welche Informationen haben lediglich wiederholt, was Sie bereits wussten? Was sollten Sie beim nächsten Mal früher herausfinden? Schon ein einzelner Versuch kann nützliche Erkenntnisse liefern, mit denen Sie Ihre Vorgehensweise nach und nach anpassen.
Hat sich die Lösung nicht bewährt, benennen Sie die konkrete Ursache und die nötige Änderung. Vielleicht fehlte eine wichtige Information, eine Absprache wurde nicht eingehalten oder die Rahmenbedingungen haben sich geändert. Je nach Ursache können Sie die Prüfung ergänzen, das Vorgehen anpassen oder eine andere Möglichkeit wählen.
Schreiben Sie sich bei der nächsten Entscheidung eine Frage auf, bevor Sie eine weitere Informationsquelle öffnen. Notieren Sie daneben, wofür Sie die Antwort nutzen werden. So bekommt Ihre Gründlichkeit eine konkrete Aufgabe und Sie erkennen besser, ob Sie weiter recherchieren oder zur Auswahl übergehen sollten.
