Nach einer Änderung des Arbeitsablaufs kommen Sie bei einer Aufgabe nicht weiter. Ein Kollege bietet an, sich die Sache anzusehen. Seine Erfahrung wäre hilfreich, zugleich möchten Sie den weiteren Ablauf verstehen und an den Entscheidungen beteiligt bleiben. Wie können Sie die Unterstützung so vereinbaren, dass klar ist, was Ihr Kollege übernimmt und was bei Ihnen bleibt?
Wenn etwas nicht klappt oder sich unerwartet ändert, können Sie zunächst konkret vereinbaren, welche Unterstützung Sie brauchen. Klären Sie, was Ihnen helfen würde, welcher Eingriff sinnvoll ist und wann Sie gemeinsam das Ergebnis überprüfen. So können Sie die Arbeit fortsetzen und zugleich Ihre Autonomie bewahren, also den eigenen Entscheidungsspielraum im Rahmen Ihrer beruflichen Zuständigkeiten.
Benennen Sie das Hindernis, bevor Sie eine Lösung annehmen
Beschreiben Sie, an welcher Stelle Sie nicht weiterkommen. Der Satz „Das schaffe ich überhaupt nicht“ kann bedeuten, dass Sie eine neue Regel nicht verstehen, eine Information fehlt, Sie zwischen zwei Möglichkeiten nicht entscheiden können oder mehr Arbeit anfällt, als sich innerhalb der vereinbarten Zeit erledigen lässt. Jede dieser Situationen erfordert eine andere Reaktion.
Bereiten Sie deshalb eine kurze Beschreibung vor: „Den ersten Teil habe ich erledigt. Bei diesen beiden Punkten weiß ich nicht, welche Regel gilt.“ Wenn es an der verfügbaren Zeit liegt, sagen Sie das direkt: „Ich kenne den Ablauf, kann aber bis Freitag nur eine dieser beiden Aufgaben abschließen.“ Dann müssen Sie auch über Prioritäten, Umfang oder Fristen sprechen.
Sie können ein Problem bei der Arbeit benennen, auch wenn Sie sich über den Rückschlag ärgern. Sie müssen nicht erst alle Zweifel an Ihren Fähigkeiten ausräumen. Für den Einstieg ins Gespräch genügt es, konkret zu sagen, wobei Sie Unterstützung brauchen.
Legen Sie fest, welche Hilfe Sie gerade brauchen
Unter „Hilf mir damit“ können zwei Menschen Unterschiedliches verstehen. Sie möchten die Möglichkeiten durchgehen, während Ihr Kollege bereits die Datei öffnet und das Ergebnis überarbeitet. Sagen Sie deshalb möglichst genau, welche Art von Unterstützung Ihnen gerade helfen würde.
| Art der Unterstützung | Konkrete Bitte | Ihre Aufgabe |
|---|---|---|
| Zuhören und die Situation klären. | „Ich möchte laut durchgehen, an welcher Stelle der Plan ins Stocken geraten ist. Hör mir bitte erst einmal zu.“ | Sie benennen das Problem und klären anschließend, ob Sie zusätzlich einen Rat brauchen. |
| Den Ablauf erklären. | „Kannst du mir zeigen, woran ich diesen Fall einordnen soll?“ | Sie wenden die Erklärung beim nächsten vergleichbaren Fall an. |
| Gemeinsam arbeiten. | „Lass uns den ersten Teil zusammen durchgehen. Beim zweiten versuche ich, selbst einen Lösungsweg vorzuschlagen.“ | Sie probieren die einzelnen Schritte aus und fragen nach, wenn etwas unklar ist. |
| Einen konkreten Teil übernehmen. | „Kannst du heute die Unterlagen prüfen? Die Übersicht erstelle ich selbst.“ | Sie erledigen den vereinbarten Teil und knüpfen an das Ergebnis der Arbeit Ihres Kollegen an. |
Sie können verschiedene Formen der Unterstützung kombinieren. Vielleicht möchten Sie zunächst Ihre Gedanken ordnen und danach um eine Prüfung Ihres Entwurfs bitten. Sagen Sie einfach, was zuerst passieren soll: „Zuerst erkläre ich dir, was ich schon versucht habe. Danach möchte ich hören, wo du den Fehler vermutest.“
Klären Sie auch, ob Ihr Gegenüber Zeit hat: „Kannst du heute mit mir diese beiden Fälle durchgehen?“ Ein Hilfsangebot legt weder den Umfang der Unterstützung noch deren Verfügbarkeit fest. Wenn Ihr Kollege keine Zeit hat, können Sie einen anderen Termin oder einen kleineren Teil vereinbaren oder sich an jemand anderen wenden.
Vereinbaren Sie den Umfang der Hilfe und die Entscheidungen
Für eine kurze Erklärung brauchen Sie keinen komplizierten Plan. Wenn die Unterstützung jedoch eine größere Aufgabe betrifft oder mehrere Tage dauern soll, klären Sie vier Punkte:
- Was genau die andere Person übernimmt. Zum Beispiel die Richtigkeit der Angaben prüfen, den Ablauf erklären oder einen Teil des Ergebnisses vorbereiten.
- Wer worüber entscheidet. Wer wählt die Lösung aus, wer schlägt Änderungen vor und wer gibt das Endergebnis frei?
- Wann Sie über eine Änderung des Umfangs sprechen. Entdeckt Ihr Kollege ein weiteres Problem, zeigt er es Ihnen zunächst. Anschließend vereinbaren Sie, wie Sie damit umgehen.
- Wann Sie die Arbeit gemeinsam wieder aufnehmen. Legen Sie einen konkreten Zeitpunkt fest, um das Ergebnis und die nächsten Schritte zu besprechen.
Orientieren Sie sich an der tatsächlichen Aufteilung der Verantwortung. Wenn eine Führungskraft den Abgabetermin oder die Freigabe festlegt, sollten Sie das auch bei der Vereinbarung mit Ihrem Kollegen berücksichtigen. Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der eine Prüfung durchführen muss, klären Sie, was diese Person kontrollieren soll und welche Entscheidungen Sie selbst treffen können.
Rechnen Sie auch nach einer Vereinbarung mit sachlichen Rückmeldungen. Wenn jemand Sie auf einen Fehler hinweist, können Sie um eine Erklärung bitten, sie prüfen und Ihren Arbeitsablauf anpassen. Selbst zu entscheiden schließt ein, Informationen von anderen einzubeziehen.
So kann Unterstützung nach einem misslungenen Versuch aussehen
Beispiel: In der Auftragsübersicht wurden die Regeln zur Kennzeichnung des Status geändert. Sie haben zwei Einträge falsch zugeordnet, und die Wochenübersicht wurde zur Überarbeitung zurückgeschickt. Ein erfahrenerer Kollege bietet an: „Schick sie mir, ich mache das für dich.“
Sie müssen die Übersicht fertigstellen und zugleich die neue Regel verstehen. Sie könnten antworten: „Es würde mir helfen, wenn wir diese beiden Fälle gemeinsam durchgehen. Danach korrigiere ich die übrigen Einträge und bitte dich, die Punkte zu prüfen, bei denen ich unsicher bin. Hast du jetzt Zeit dafür?“ Ihr Kollege erhält eine konkrete Bitte und kann sagen, ob er sie erfüllen kann.
Beim ersten Fall erklärt er, anhand welcher Angabe die Entscheidung getroffen wird. Beim zweiten schlagen Sie selbst eine Zuordnung vor und begründen sie. Ist die Regel weiterhin unklar, gehen Sie den betreffenden Schritt noch einmal durch. Sie können die Erklärung und ein Beispiel in eigenen Worten notieren, damit Sie beim nächsten Bericht darauf zurückgreifen können.
Wenn die Frist keine gemeinsame Durchsicht zulässt, können Sie auch vereinbaren, dass Ihr Kollege die Korrektur vorübergehend übernimmt. Klären Sie, wer das Ergebnis abgibt, und vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, zu dem Sie die geänderten Einträge gemeinsam durchgehen. So lässt sich die Unterstützung an die Situation anpassen, und Sie wissen, wie Sie bei der nächsten Aufgabe vorgehen.
Wenn die Hilfe über die Vereinbarung hinausgeht
Wenn Ihr Kollege auch Teile überarbeitet, die Sie selbst erledigen wollten, fragen Sie zunächst nach dem Grund. Sie könnten sagen: „Ich sehe, dass du die ganze Übersicht änderst. Ist noch ein weiteres Problem aufgetaucht?“ Vielleicht hat er einen Fehler entdeckt, von dem Sie nichts wussten, oder Sie haben den Umfang der Hilfe unterschiedlich verstanden.
Kehren Sie anschließend zur konkreten Vereinbarung zurück: „Ich möchte diese Änderungen nachvollziehen können. Können wir sie zuerst gemeinsam durchgehen und den nächsten Teil mir überlassen?“ Erfordert das neue Problem tatsächlich einen größeren Eingriff, passen Sie die Vereinbarung an. Klären Sie dabei erneut, was Ihr Kollege übernimmt und wie es danach weitergeht.
Wenn Sie einem Vorschlag nicht zustimmen, nennen Sie den sachlichen Grund. Zum Beispiel erfüllt der Vorschlag eine Vorgabe aus dem Auftrag nicht oder beruht auf einer inzwischen geänderten Angabe. Liegt die Entscheidung bei einer anderen Person, legen Sie die Möglichkeiten dar und bitten Sie um eine klare Entscheidung.
Ein respektvoller Umgang zeigt sich auch darin, wie Sie miteinander sprechen. Bei abwertenden Bemerkungen können Sie das Gespräch zurück auf die Arbeit lenken: „Ich muss wissen, was an diesem Schritt falsch ist und wie ich es korrigieren kann.“ Wiederholen sich persönliche Bemerkungen oder Eingriffe außerhalb der Vereinbarung, können Sie Ihre Führungskraft um Klärung der Zusammenarbeit bitten. Dabei helfen konkrete Situationen und die ursprünglich vereinbarte Unterstützung.
Klären Sie nach der Unterstützung die nächsten Schritte
Wenn die Aufgabe erledigt ist, überlegen Sie auch, mit welchen Voraussetzungen Sie in den nächsten Versuch gehen. Haben Sie die Regel verstanden, liegen die nötigen Unterlagen vor oder gibt es eine Person, mit der Sie Unklarheiten besprechen können? Haben Sie nur ein fertiges Ergebnis erhalten, ohne den Ablauf zu verstehen, können Sie noch um eine Erklärung zu einer konkreten Änderung bitten.
Diese Fragen helfen bei einer kurzen Rückschau:
- Was kann ich jetzt selbstständig erledigen? Benennen Sie einen konkreten Schritt, den Sie bei der nächsten Aufgabe ausprobieren möchten.
- Wobei brauche ich noch Unterstützung? Unterscheiden Sie zwischen einer fehlenden Erklärung, einer Ergebnisprüfung und einem Mangel an Zeit oder Unterlagen.
- Passt die Aufteilung der Arbeit weiterhin? Prüfen Sie, ob die vereinbarte Unterstützung zum aktuellen Schwierigkeitsgrad der Aufgabe und zu den Möglichkeiten beider Personen passt.
Auch über längere Zeit kann Unterstützung nötig sein, etwa bei einer anspruchsvollen Aufgabe oder anhaltenden Veränderungen. Vereinbaren Sie dann regelmäßige Gespräche und eine klare Aufteilung der Arbeit. Wichtig ist, dass Sie wissen, was Sie selbst entscheiden können, wobei Sie sich beraten lassen sollten und wer das letzte Wort hat.
