Sie haben im Team einen eigenen Aufgabenbereich und möchten zeigen, dass Sie ihn selbst bewältigen können. Doch dann kommen Sie nicht weiter, der Abgabetermin rückt näher und die anderen wissen noch nicht, dass sie auf Ihren Beitrag warten. Jetzt geht es nicht mehr nur um Selbstständigkeit. Wenn weitere Aufgaben von Ihrem Ergebnis abhängen, kann Schweigen das ganze Team ausbremsen.
Um Hilfe zu bitten bedeutet nicht, die eigene Verantwortung sofort auf andere abzuwälzen. Eine wichtige Fähigkeit in der Zusammenarbeit besteht darin, den richtigen Zeitpunkt zu erkennen, das Problem klar zu benennen und gezielt um die Unterstützung zu bitten, die Ihnen das Weiterarbeiten ermöglicht.
Selbstständigkeit heißt nicht, bis zur letzten Minute zu warten
Bei einer neuen Aufgabe ist es ganz normal, zunächst selbst nach einer Lösung zu suchen. Ein Team besteht jedoch nicht aus Einzelpersonen, die um jeden Preis beweisen müssen, dass sie niemanden brauchen.
Entscheidend ist der Unterschied zwischen einem angemessenen eigenen Versuch und dem Aufschieben des Eingeständnisses, dass Sie nicht weiterkommen. Drei Fragen können Ihnen bei der Einschätzung helfen:
- Weiß ich, was der nächste konkrete Schritt ist? Wenn nicht, ist möglicherweise die Aufgabenstellung unklar.
- Bin ich im letzten Arbeitsabschnitt vorangekommen? Wenn Sie nur dieselben Versuche wiederholen, bringt zusätzliche Zeit womöglich keinen Fortschritt.
- Wartet jemand auf mein Ergebnis? Wenn ja, wird eine Verzögerung zunehmend kostspielig.
Klären Sie zuerst, welche Hilfe Sie tatsächlich brauchen
„Ich komme nicht weiter“ ist zwar ehrlich, überlässt der anderen Person aber die ganze Arbeit, das Problem erst einmal herauszufinden. Hilfreicher ist eine Bitte, die genau zeigt, an welcher Stelle Sie feststecken.
Unterstützung kann ganz unterschiedlich aussehen:
| Was Sie brauchen | Beispiel für eine Bitte |
|---|---|
| Die Aufgabenstellung klären | Kannst du bestätigen, welche dieser beiden Versionen wir verwenden sollen? |
| Die Richtung überprüfen | Ich habe einen ersten Entwurf. Kannst du mir sagen, ob ich in die richtige Richtung gehe? |
| Fachlichen Rat | Bei diesem konkreten Schritt komme ich nicht weiter. Kannst du mir zeigen, wie ich vorgehen kann? |
| Die Arbeitslast neu verteilen | Diesen Teil schaffe ich nicht in der vereinbarten Zeit. Wir müssen die Aufgaben anders aufteilen. |
| Eine Teamentscheidung | Wir haben zwei Möglichkeiten, und beide wirken sich auf andere aus. Wir müssen uns abstimmen. |
Je genauer Sie Ihren Bedarf benennen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Teammitglied die gesamte Aufgabe übernimmt, statt Ihnen dabei zu helfen, ein konkretes Hindernis aus dem Weg zu räumen.
Machen Sie deutlich, was Sie bereits versucht haben
Eine gute Bitte um Hilfe enthält auch eine kurze Information darüber, was Sie bereits unternommen haben. Nicht, um Ihren Wert zu beweisen, sondern damit die andere Person nicht ganz von vorn anfangen muss.
Statt „Wie macht man das?“ könnten Sie sagen: „Ich habe die Aufgabenstellung geprüft und zwei Möglichkeiten ausprobiert. Bei beiden stoße ich auf dasselbe Problem. Ich möchte herausfinden, ob mir ein Schritt fehlt.“
Damit zeigen Sie drei Dinge: Sie haben versucht, das Problem selbst zu lösen, können es eingrenzen und übernehmen weiterhin Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
Richten Sie sich danach, welche Folgen weiteres Warten hat
Manche Fragen können warten. Andere wirken sich schnell auf den Zeitplan des ganzen Teams aus. Deshalb gibt es nicht immer denselben richtigen Zeitpunkt, um um Hilfe zu bitten.
Es kann sinnvoll sein, noch etwas abzuwarten, wenn:
- es um ein Detail geht, das niemanden sonst aufhält,
- Sie noch mehrere sinnvolle Möglichkeiten selbst ausprobieren können,
- sich ein Fehler später leicht korrigieren lässt.
Früher Bescheid zu geben ist dagegen sinnvoll, wenn der Termin näher rückt, andere von Ihrem Ergebnis abhängig sind, sich eine Entscheidung später nur schwer ändern lässt oder ein Fehler deutlich mehr Arbeit verursachen könnte.
Melden Sie bei Zeitdruck auch gleich mögliche Lösungen
Wenn der Zeitplan eng wird, muss das Team nicht nur wissen, dass es ein Problem gibt, sondern auch, welche Möglichkeiten bestehen. Sprechen Sie die Situation nicht erst im letzten Moment an, sondern dann, wenn noch mehr als eine Option offensteht.
Eine hilfreiche Nachricht besteht aus vier Teilen:
- Stand: Was ist erledigt und was noch offen?
- Hindernis: Was hält Sie davon ab, die Aufgabe abzuschließen?
- Auswirkung: Was passiert, wenn sich nichts ändert?
- Vorschlag: Welche Lösungen sehen Sie?
Zum Beispiel: „Die Unterlagen habe ich ausgewertet, aber mir fehlen noch zwei Zahlen vom Lieferanten. Wenn wir sie heute nicht bekommen, ist die Grafik nicht rechtzeitig für die Präsentation am Morgen fertig. Wir könnten die zuletzt bestätigten Zahlen verwenden oder die Grafik in den Anhang verschieben.“
So kann das Team eine Entscheidung treffen, statt erst dann von dem Problem zu erfahren, wenn die Aufgabe bereits scheitert.
Wenn Sie wiederholt Hilfe brauchen, suchen Sie nach der Ursache
Wenn Sie bei ähnlichen Aufgaben immer wieder an derselben Stelle feststecken, reicht ein weiterer einmaliger Hinweis möglicherweise nicht aus. Finden Sie heraus, ob Ihnen eine Fähigkeit, eine Information oder ein Werkzeug fehlt oder ob die Aufgabenstellung klarer sein muss.
Wenn die Aufgabe erledigt ist, lohnt es sich daher, folgende Fragen zu stellen:
- Was hat mir diesmal gefehlt?
- Kann ich mich beim nächsten Mal im Voraus darauf vorbereiten?
- Brauche ich eine kurze Erklärung oder eine systematischere Einarbeitung?
- Liegt das Problem bei meiner Arbeit oder daran, dass dem Team ein klarer Ablauf fehlt?
Das Ziel ist nicht, dass Sie nie wieder nachfragen. Vielmehr soll aus einer wiederkehrenden Frage nach und nach ein erlernter Ablauf werden.
Wenn jemand anderes Hilfe braucht, übernehmen Sie nicht automatisch die Aufgabe
Zusammenarbeit funktioniert auch in die andere Richtung. Wenn Sie sehen, dass ein Teammitglied nicht hinterherkommt, scheint es vielleicht am schnellsten, die Aufgabe für diese Person fertigzustellen. Bei einem akuten Termindruck kann das nötig sein, sollte aber nicht automatisch zur ersten Reaktion werden.
Finden Sie zunächst heraus, was die Person aufhält. Vielleicht fehlt eine Information oder eine kurze Erklärung, vielleicht müssen Prioritäten angepasst oder Aufgaben tatsächlich neu verteilt werden.
Die Frage „Was brauchst du, um weiterzukommen?“ ist konkreter als das allgemeine „Soll ich dir helfen?“ und setzt zugleich nicht voraus, dass die einzige Lösung darin besteht, die gesamte Aufgabe zu übernehmen.
Aufgaben neu zu verteilen ist nicht automatisch ein Scheitern
Wenn sich herausstellt, dass die ursprüngliche Aufgabenverteilung nicht funktioniert, hält ein Team womöglich nur deshalb daran fest, weil es sie einmal so vereinbart hat. Das kann das Ergebnis jedoch verschlechtern.
Eine Neuverteilung kann besonders dann sinnvoll sein, wenn:
- jemand unerwartet mehr Arbeit hat als anfangs absehbar war,
- eine Aufgabe eine Fähigkeit erfordert, die ein anderes Teammitglied deutlich besser beherrscht,
- ein Teil des Projekts alle anderen aufhält,
- eine andere Verteilung das Risiko verringert, den Termin zu verpassen.
Wichtig ist, die Aufgabenverschiebung offen anzusprechen. Andernfalls kann das Team die Aufgabe zwar abschließen, gleichzeitig aber unausgesprochen die Erwartung schaffen, dass jemand regelmäßig andere retten wird.
Um Hilfe zu bitten kann Vertrauen schaffen
Teambeziehungen entstehen nicht nur bei gemeinsamen Freizeitaktivitäten. Sie entwickeln sich auch bei der Arbeit, wenn die Mitglieder wissen, was sie voneinander erwarten können.
Eine angemessene Bitte um Hilfe kann zeigen, dass Sie der anderen Person genug vertrauen, um Ihre eigenen Wissensgrenzen anzuerkennen. Sie muss jedoch für beide Seiten fair bleiben. Wenn eine Person ständig um Hilfe bittet und eine andere sie immer wieder leistet, ohne dass die Zuständigkeiten klar sind, kann daraus mit der Zeit Abhängigkeit entstehen.
Bei unterschiedlichen Meinungen brauchen Sie nicht immer Hilfe, sondern einen Abgleich
Manchmal kommen Sie durchaus weiter, aber zwei Teammitglieder sehen unterschiedliche Lösungen. Dann muss nicht unbedingt eine Person der anderen „helfen“. Sinnvoller ist es, gemeinsam festzulegen, wie sich die Vorschläge vergleichen lassen.
Sie können Kriterien vereinbaren, etwa Zeit, Ergebnisqualität, Kosten oder Risiko. Wenn Sie sich weiterhin nicht einig sind, können Sie einen kleinen Test durchführen oder eine dritte Person bitten, einen konkreten Punkt zu überprüfen.
So dreht sich die Diskussion nicht mehr darum, wer kompetenter ist, sondern darum, welche Lösung den Bedürfnissen des Teams besser entspricht.
Prüfen Sie nach einem Rückschlag auch, wann das Problem sichtbar wurde
Wenn ein Team etwas nicht rechtzeitig schafft, sucht man leicht nach der Person, die „es vermasselt hat“. Hilfreicher ist jedoch die Frage, wann erstmals erkennbar war, dass die Aufgabe gefährdet ist – und was damals geschah.
Vielleicht hatte jemand das Problem bemerkt, wollte aber nicht unfähig wirken. Vielleicht gingen die anderen davon aus, dass alles im Zeitplan lag. Oder das Team hatte keine vereinbarte Möglichkeit, Hindernisse rechtzeitig anzusprechen.
Eine solche Rückschau kann zu einer einfachen Regel für das nächste Projekt führen: Wenn jemand eine bestimmte Zeit lang nicht weiterkommt, sich ein Termin ändert oder die eigene Aufgabe andere aufhält, wird das Team noch vor dem nächsten Kontrollpunkt informiert.
Ein einfacher Ablauf, wenn Sie bei einer Teamaufgabe feststecken
Wenn Sie nicht wissen, ob Sie noch allein weiterversuchen oder sich bereits melden sollten, kann Ihnen dieser Ablauf helfen:
- Benennen Sie das Hindernis: eine unklare Aufgabenstellung, fehlende Informationen, fehlende Fähigkeiten, Zeit oder Kapazität.
- Unternehmen Sie einen angemessenen eigenen Versuch: Wiederholen Sie jedoch nicht immer wieder dieselben erfolglosen Schritte.
- Prüfen Sie die Folgen für das Team: Wartet jemand auf Sie oder wächst das Risiko, den Termin zu verpassen?
- Erklären Sie, was Sie bereits versucht haben: So kann die andere Person dort anknüpfen, wo Sie aufgehört haben.
- Bitten Sie konkret um Unterstützung: um Rat, eine Überprüfung, eine Entscheidung oder eine andere Aufgabenverteilung.
- Merken Sie sich nach der Lösung den Ablauf: So brauchen Sie beim nächsten Mal für dieselbe Situation weniger Unterstützung.
Gute Teamarbeit entsteht nicht dadurch, dass alle alles allein schaffen. Sie entsteht auch dadurch, dass Teammitglieder rechtzeitig zeigen können, wo sie Unterstützung brauchen, ohne die gesamte Verantwortung auf andere abzuwälzen. Eine konkrete Bitte zur richtigen Zeit entscheidet oft darüber, ob sich ein kleines Hindernis in wenigen Minuten lösen lässt oder zum Problem für das ganze Projekt wird.
