Prioritäten bedeuten auch, bewusst Nein zu sagen

Es kann nicht alles an erster Stelle stehen

Morgens öffnen Sie Ihre Aufgabenliste, und alles wirkt dringend. Wenn Sie die Konsequenzen nicht vergleichen, verbringen Sie vielleicht den ganzen Tag mit der Person, die sich zuletzt bei Ihnen gemeldet hat. Prioritäten richten sich jedoch nicht danach, wie laut eine Benachrichtigung ist. Sie erfordern die Entscheidung, was am wichtigsten ist und warten kann.

Achten Sie bei jeder größeren Aufgabe auf drei Dinge: die Folgen, wenn sie nicht erledigt wird, den tatsächlichen Termin und die Abhängigkeit anderer Personen vom Ergebnis. Die wichtige Aufgabe muss nicht die sein, die am dringendsten wirkt. Eine kurze Bestätigung für einen Kollegen kann zum Beispiel dessen Arbeit freigeben, während Ihre umfangreiche Analyse noch etwas warten kann.

Wählen Sie ein Hauptergebnis für den Tag und eine angemessene Menge weiterer Aufgaben. Planen Sie nicht jede Minute durch, denn Unvorhergesehenes ist keine Ausnahme. Kommt eine neue Anforderung hinzu, fragen Sie: „Was muss verschoben werden, wenn das jetzt Priorität hat?“

Prioritäten sind nicht unveränderlich. Bei einem dringenden Kundenproblem kann es sinnvoll sein, die Reihenfolge zu ändern. Sie müssen aber wissen, was dadurch aufgeschoben wird. Wenn Sie einfach eine weitere Aufgabe hinzufügen, ohne den ursprünglichen Plan anzupassen, schaffen Sie eine versteckte Verpflichtung.

Manche Aufgaben sind unverzichtbar, auch wenn sie kein attraktives Ergebnis liefern: Sicherheitskontrollen, Wartung oder die Betreuung von Menschen. Ihr Wert muss in die Entscheidung einfließen.

Zum Ausprobieren: Wählen Sie für morgen ein Hauptergebnis des Tages und markieren Sie bewusst zwei Dinge, die warten können. Wenn etwas Neues dringend wird, überprüfen Sie den gesamten Plan und nicht nur dessen Ende.