Eine Vereinbarung, die sich in der Praxis einhalten lässt

Wer macht was, und was geschieht, wenn ein Hindernis auftritt?

Nach einem Gespräch heißt es: „Wir werden künftig besser miteinander kommunizieren.“ Beide stimmen zu, doch eine Woche später entsteht dasselbe Problem. Die eine Person hatte bei Änderungen einen Anruf erwartet, die andere hielt einen Hinweis im Dokument für ausreichend. Eine allgemeine Zustimmung legt noch kein Vorgehen fest. Sie müssen sich auf ein konkretes Verhalten einigen, dafür eine zuständige Person benennen und festlegen, wann es stattfinden soll.

Bei einer Änderung der Aufgabenstellung könnte die Vereinbarung lauten: „Peter trägt die Änderung in die gemeinsame Übersicht ein. Lucia bestätigt bis zum nächsten Arbeitstag, welche Auswirkungen sie auf den Termin hat. Peter teilt dem Kunden den neuen Termin erst nach der Bestätigung mit.“ So werden die Erfassung der Änderung, die Prüfung der Kapazität und die Zusage gegenüber dem Kunden voneinander unterschieden. Jede Person hat einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich.

Legen Sie auch fest, was bei einem Hindernis geschieht und wie die Vereinbarung überprüft wird. Was ist, wenn Lucia abwesend ist oder eine schnellere Antwort nötig wird? Vereinbaren Sie eine Vertretung oder eine entscheidungsbefugte Person. Verlassen Sie sich nicht auf die unausgesprochene Erwartung, dass schon jemand etwas bemerken wird. Prüfen Sie bei der nächsten Änderung der Aufgabenstellung, ob das Vorgehen die nötigen Informationen sichergestellt und unnötige Wartezeiten vermieden hat.

Am Ende sollten beide Seiten mit eigenen Worten bestätigen, was vereinbart ist. Bei einer Vereinbarung am Arbeitsplatz ist eine kurze gemeinsame Zusammenfassung hilfreich. Falls keine Einigkeit besteht, halten Sie den offenen Punkt und das weitere Vorgehen fest. Schweigen, Müdigkeit oder das Ende einer Besprechung bestätigen für sich genommen keine Verpflichtung. Die Vereinbarung sollte die Befugnisse und die tatsächliche Kapazität der Beteiligten berücksichtigen.