Wenn Sie nicht alle beruflichen Fristen einhalten können

Probleme mit der Kapazität angehen, bevor eine Frist unmittelbar bevorsteht

Sie haben drei wichtige Aufgaben, aber nur Zeit für zwei. Aus Nervosität versprechen Sie vielleicht, dass Sie schon irgendwie alles schaffen werden. Dieses Versprechen schafft jedoch keine zusätzliche Zeit und kann den Druck und das Fehlerrisiko erhöhen.

Notieren Sie zunächst die noch ausstehende Arbeit und schätzen Sie realistisch ein, wie viel Sie bewältigen können. Unterscheiden Sie dann zwischen dem notwendigen Umfang, möglichen Vereinfachungen und Abhängigkeiten von anderen Personen. Je früher Sie einen Konflikt ansprechen, desto mehr Möglichkeiten hat das Team, eine Vereinbarung zu finden.

Eine hilfreiche Formulierung wäre: „Im aktuellen Umfang kann ich nicht alle drei Aufgaben bis Freitag zuverlässig abschließen. A und B schaffe ich. Wir müssen entscheiden, ob wir C verschieben, ihren Umfang reduzieren oder Unterstützung organisieren.“ Das ist keine Ausrede, sondern eine Entscheidungsgrundlage.

Manche Fristen sind fix und können möglicherweise nicht verschoben werden. Auch dann ist es sinnvoll, früh mitzuteilen, was gefährdet ist und welche Alternativen es gibt. Wenn die Anforderungen dauerhaft unrealistisch sind, können einzelne Zeitmanagement-Techniken eine Veränderung der Rahmenbedingungen nicht ersetzen.

Wenn jemand Sie dazu drängt, eine unrealistische Frist zuzusagen, wiederholen Sie Ihre konkrete Einschätzung und die verfügbaren Möglichkeiten. Ruhig und bestimmt zu bleiben ist hilfreicher als weitere vage Versprechen.

Übung für den Alltag: Wählen Sie eine schwierige Arbeitssituation aus. Verschaffen Sie sich einen kurzen Überblick über Aufgaben, Kapazität und Risiken. Bereiten Sie zwei konkrete Lösungsmöglichkeiten vor, die Sie der zuständigen Person vorschlagen können.