Den passenden Kanal wählen und hilfreiche Nachrichten schreiben

Eine Nachricht sollte auch ohne zusätzliche Erklärung verständlich sein

Sie schreiben in eine Gruppe: „Bitte schaut euch den Vorschlag so schnell wie möglich an.“ Es ist nicht klar, wer antworten soll, welche Version gemeint ist und ob Sie eine Prüfung der Fakten oder eine Freigabe wünschen. Jede Person könnte annehmen, jemand anderes kümmere sich darum. Die Nachricht braucht einen klaren Zweck, einen konkreten Gegenstand und einen benannten nächsten Schritt.

Eine genauere Formulierung wäre: „Jana, bitte prüfe die Preise in der Angebotsversion von heute und bestätige bis Dienstagmittag, dass alles stimmt, oder markiere die Abweichungen. Auf Grundlage deiner Prüfung schicke ich das Angebot an den Kunden.“ Die Frist sollte dem tatsächlichen Bedarf und der Arbeitsvereinbarung entsprechen. Einen Namen und ein Datum zu nennen, berechtigt für sich genommen nicht dazu, jemandem beliebige Aufgaben zuzuweisen.

Wählen Sie den Kanal danach aus, was geklärt werden muss. Eine schriftliche Nachricht liefert Informationen und hält Absprachen fest. Ein Gespräch kann hilfreich sein, wenn Sie Rückfragen stellen müssen oder mehrere zusammenhängende Unklarheiten klären wollen. Berücksichtigen Sie die Erreichbarkeit, den Datenschutz und die Kommunikationsform, die für die Beteiligten passt. Nutzen Sie bei dringenden Angelegenheiten den vereinbarten Kontaktweg. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine E-Mail sofort gelesen wurde.

Halten Sie nach einem Gespräch Entscheidungen und offene Punkte kurz schriftlich fest. Unterscheiden Sie Informationen von Aufgaben und nehmen Sie nur die Personen in den Verteiler auf, die tatsächlich beteiligt sind. Eine lange Liste von Empfängerinnen und Empfängern ersetzt keine klare Zuständigkeit. Wenn die Nachricht missverstanden wurde, ergänzen Sie den fehlenden Kontext. „Ich habe es doch geschickt“ zeigt noch nicht, dass die Nachricht verständlich war und angekommen ist.