Klar erklären, ohne unnötig abzuschweifen

Ihr Gegenüber muss wissen, worauf Sie hinauswollen

Stellen Sie sich folgende Nachricht vor: „Gestern habe ich mit dem Lieferanten gesprochen, dann habe ich mir das Lager angesehen und außerdem kam noch eine Kundenanfrage rein.“ Ihr Gegenüber kennt jetzt die Reihenfolge der Ereignisse, weiß aber noch nicht, was daraus folgt. Ein klarerer Einstieg wäre: „Wir müssen heute ein Ersatzmaterial auswählen, weil das ursprüngliche Material nicht rechtzeitig verfügbar sein wird.“ Die Einzelheiten erklären anschließend das konkrete Problem.

Als Orientierung können Sie diese Reihenfolge verwenden: Kernaussage, Grund, konkretes Beispiel, nächster Schritt. Bei einem komplexen Thema können Sie eine wichtige Einschränkung ergänzen. Das Ersatzmaterial könnte zum Beispiel die Einhaltung des Liefertermins ermöglichen, hätte aber eine andere Oberflächenbeschaffenheit. Diesen Unterschied wegzulassen, würde die Nachricht verkürzen, aber die Entscheidung beeinträchtigen.

Der CDC Clear Communication Index empfiehlt eine klare Hauptbotschaft und eine verständliche Handlungsaufforderung. Dieses Instrument wurde für die Gesundheitskommunikation entwickelt. Hier nutzen wir sein Prinzip als Orientierung, um eine Nachricht zu strukturieren. Es ist kein Beleg dafür, dass dieselbe Struktur jedes persönliche Gespräch löst.

Erklären Sie einen Fachbegriff, wenn er für das Verständnis nötig ist. Wenn Sie von einer Verringerung der Fehlerquote sprechen, zeigen Sie, welche Fehler Sie vermeiden möchten und woran Sie das erkennen. Ein Beispiel soll eine Aussage verdeutlichen, nicht ersetzen. Lassen Sie nach der Hauptbotschaft Raum für Fragen. Wenn Ihr Gegenüber ein anderes Detail braucht, gehen Sie darauf ein. Sie müssen nicht starr Ihre gesamte vorbereitete Erklärung zu Ende bringen.